Mijn groepsreis zelf organiseren of uitbesteden?

Wat voor reis je ook maakt, bij het organiseren ervan komen veel dingen kijken. Wij zetten de belangrijkste zaken voor je op een rijtje, zodat je aan de hand hiervan kunt beslissen of je de groepsreis zelf wil organiseren, of toch liever uitbesteedt.

Uitzoekwerk

1. Zelf doen
Waar ga je heen, hoe ga je er heen en wat ga je er doen? Als jij niet terugdeinst voor het uitzoeken en maken van een complete programmering – en hier bovendien genoeg tijd voor hebt – dan is het zeker een mogelijkheid om dit zelf te doen. Let wel op: dit omzetten in concrete actie hoort er ook bij. Dat betekent contacten leggen met partijen en afspraken maken voor reserveringen.

2. Uitbesteden
Een groepsreizen specialist heeft jarenlang ervaring met het organiseren van groepsreizen in allerlei soorten en maten. Door het uit te besteden, hoef je zelf niet te zoeken naar leuke activiteiten. Dat scheelt heel veel tijd! Daarnaast heeft een gespecialiseerde partij een brede databank vol geschikte accommodaties, leuke restaurants en toffe activiteiten voor ieder soort gezelschap en elk budget. Groepsreizen specialisten hebben vaak ook partners over de hele wereld, wat vaak resulteert in een verrassende programma’s waar je zelf misschien niet zo snel aan had gedacht.

Contactpersoon

1. Zelf doen
Heb je de programmering inmiddels op een rijtje? Dan krijg je van al je leveranciers verschillende bevestigingen en facturen. Deze moet je controleren of laten controleren, maar ook moet je scherp zijn op wijzigingen. Verandert er iets in het programma of het aantal personen dat meegaat op groepsreis, dan zul je dit aan alle leveranciers afzonderlijk door moeten geven.

2. Uitbesteden
Leg je de reis in handen bij een groepsreizen specialist, dan nemen zij alle wijzigingen op zich. Alles wat jij krijgt, is één bevestiging en één eind nota. Hierop staan duidelijk alle kosten vermeld. Dat is makkelijk en bespaart je heel veel tijd.

Kostenplaatje

1. Zelf doen
Door zelf tijd te steken in het organiseren van de groepsreis, hoop je natuurlijk geld te besparen. Sommige boekingswebsites tonen bovendien lage prijzen, dus dat lijkt ook makkelijk kosten drukken. Helaas is het zo dat de prijzen voor de accommodaties en tickets gebaseerd zijn op een of twee personen. Voor groepen zien de prijzen er meteen heel anders uit; dit moet je vaak op maat aanvragen bij de betreffende leveranciers waarna je weer een offerte krijgt opgestuurd; een proces waar vaak veel tijd overheen gaat.

2. Uitbesteden
Een groepsreizen specialist heeft veel toegevoegde waarde, óók in het kostenplaatje. Zij kunnen vaak slim inkopen, doordat er veel reizen op jaarbasis worden georganiseerd. De afspraken met de leveranciers zijn goed, waardoor veel hotels, excursieaanbieders en restaurants vaak goedkoper blijken als je ze via een specialist boekt!

Risico’s

1. Zelf doen
Heb je alle geboekte accommodaties, restaurants en excursies zorgvuldig geselecteerd? Zijn de beoordelingen gecheckt? Dan is het hopen op dat alles goed gaat tijdens de reis. Er kan altijd iets voorvallen, bijvoorbeeld dat het restaurant geen 50 mensen tegelijk aankan. Of dat het hotel overboekt blijkt te zijn bij aankomst. Als je de groepsreis zelf regelt, ligt het risico bij u. Hopelijk kunt u dan rekenen op begrip, maar leuk is het nooit.

2. Uitbesteden
Een goede specialist heeft een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten die dergelijke kosten dekt. Dankzij de kennis en ervaring zal snel een alternatief kunnen worden geregeld. Hopelijk is dit niet nodig, want door op voorhand passende bestemmingen en activiteiten uit te zoeken, wordt een duidelijk beeld geschetst over wat wel en niet mogelijk is. Dat is belangrijk, want bij een groepsreis krijg je maar één kans om het goed te doen.

Wat gaat het worden?

Hopelijk hebben we een realistisch beeld kunnen schetsen van een groepsreis als je deze zelf organiseert of als je ‘m uitbesteedt. Is de keuze gevallen op uitbesteden, dan staat Pelikaan Groepsreizen voor je klaar. Veel groepen zijn je al voorgegaan en kunnen beamen dat deze keuze hen goed bevallen is!